מפקד קופה ובנקים
קופה והמחאות לגביה
כדי להקל על ספירת המזומנים, הצ'קים, השטרות והתאמת היתרות, נודה לכם אם תואילו:
1. להפקיד בבנק ביום ה-31.12 את כל היתרה הנמצאת בקופתכם.
2. להכין רשימה של הצ'קים הדחויים והשטרות שיימצאו בקופתכם בסוף יום 31.12 כאשר הרשימה תכלול את הפרטים הבאים: מספר השיק, שם החותם, שם המסב האחרון, הבנק, מועד הפירעון והסכום.
ערבויות: מנהלי החברות מתבקשים להמציא לנו פירוט מדויק של כל הערבויות שהחברה נתנה ועדיין נמצאים בתוקף.
יתרות בנקים למנהלים הנהלת חשבונות כפולה: נא לוודא שלא חסרים דפי בנק להנהלת החשבונות ואם כן נא להשלים. להדפיס מכל חשבון בנק דף ריכוז יתרות לסוף השנה הכולל את העו"ש, חסכונות, אשראי, הלוואות – ניתן להפיק זאת באמצעות הכספומט או באמצעות האינטרנט.
מפקד המלאי
מועד המפקד
עם תום שנת המס, יש לערוך את מפקד המלאי ליום 31.12.
אם לא ניתן לספור את המלאי בתאריך שצוין, ניתן יהיה לערוך מראש את כל הסידורים הדרושים לתיאום כמותי בין רשימות המלאי בתאריך המפקד ובין רשימות המלאי הסופיות שייערכו בכל מקרה ליום המאזן.
היערכות זו צריכה לכלול רישום מדויק של כל הטובין הנכנסים והיוצאים מהעסק, בין תאריך המפקד לבין תאריך המאזן וזיהויים ברשימות המלאי. בכל מקרה, נבקשכם להודיענו מראש על תאריך המפקד המתוכנן על ידכם לצורך תיאום ביקור של נציג משרדינו. כמו כן, הננו מפנים תשומת לבכם לכך, שאם הפרש הזמן בין יום המפקד ובין יום המאזן עולה על 10 ימים, חוברה להודיע על כך בכתב ומראש, גם לפקיד השומה.
עריכת המפקד
רשימות המלאי צריכות לכלול את כל הטובין שבבעלותכם או ברשותכם. טובין השייכים לאחרים ונמצאים ברשותכם (כגון טובין במשגור) יירשמו בנפרד.
כמו כן, עליכם לערוך רשימת הטובין שבבעלותכם והנמצאים בתאריך המפקד, אצל אחרים (סחורה שנשלחה לעיבוד, טובין במחסני ערובה וכו').
גיליונות הספירה צריכים להיות ממוספרים מראש במספר עוקב – בראש כל גיליון יצוין תאריך המפקד ומקים אחסון הטובין, רצוי לערוך רשימה ב-3 עותקים לפחות.
הרשימות תערכנה לפי הקבוצות הבאות: חומרי גלם, חומרי אריזה, חומרי עזר, תוצרת בעיבוד, מוצרים מוגמרים וכד'.
הרשימות יירשמו בדיו ולא בעיפרון ויכללו לפחות פרטים אלה:
– תיאורם של הטובין, באופן המאפשר זיהוי סוגם.
– מצבם, אם אינו תקין (מיושנים, מקולקלים, במחזור איטי, פסולת וכד').
– היחידה לפיה נמדדת הכמות (ק"ג, מטרים, תריסרים וכד').
– הכמות (מספר היחידות מוכפל במחיר).
רצוי להשאיר מקום ל-2 טורים נוספים שימולאו במועד מאוחר יותר והם מחיר היחידה ושווי כולל (מספר היחידות מוכפל במחיר).
תוצרת בעיבוד תירשם תוך ציון שלב העיבוד (רמת הגמר) במועד הספירה. האחראי על הספירה יחתום בכל גיליון ויציין את שמו המלא.
חישוב שווי המלאי
חישוב השווי ניתן להיעשות במועד מאוחר יותר – בחישוב השווי, אין לכלול טובין שאינם שייכים לכם (כגון שנמכרו לפני תאריך המאזן), אך יש לכלול פריטים הנמצאים ברשותכם של אחרים והשייכים לכם.
השווי יחושב, בדרך כלל, לפי העלות (לא כולל מע"מ) אולם במקרה של טובין שאינם תקינים (ראה לעיל), או שמחיר מכירתם המשוער נמוך מהעלות, יחושב השווי לפי ערך המימוש הנקי, והדבר יודגש ברשימה תוך ציון בסיס החישוב. עלות תחושב לפי שיטת "FIFO" (נכנס ראשון יוצא ראשון), או לפי זיהוי ספציפי של מחיר קניית הסחורה. מומלץ כי מלאי ללא ערך וללא נחיצות עסקית (מלאי מת) ינופה מהמלאי העסקי על ידי מכירתו עוד לפני המפקד, דבר שיקל על הערכת שווי המלאי. בכל מקרה של ספק או בעיות כלשהן שיתעוררו בחישוב השווי, נבקשכם להודיענו על כך. חישוב שווי המלאי ייעשה על גיליונות המפקד.
מלאי מת
אם קיים "מלאי מת" או "מלאי גוסס" יש צורך להוכיח זאת, לכן עדיף לנסות להיפטר ממלאי זה ע"י מכירת המלאי במחיר הזדמנותי, כך יאפשר להוכיח שהמלאי נמכר בערך נמוך או שלא נמכר כלל ולכן אין לו כל ערך. מוטב שלא להשאיר "מלאי מת" שכן עצם קיומו פותח פתח לדיונים על אמיתותו.
שמירת הרשימות
רשימות מפקד מקוריות מהוות חלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות ויש לשמרן במשך שבע שנים מתום שנת המס, או שש שנים מיום הגשת דו"ח על ההכנסה – הכל לפי המאוחר יותר. פקידי השומה נוהגים לדרוש לפעמים רשימות מפקד המלאי זמן קצר לאחר תאריך המאזן. במקרים כאלה, עליכם להמציא לפקיד השומה, מיד עם קבלת הדרישה, העתק אחד מרשימות המפקד המקוריות בלי להמתין לחישוב השווי.
העברת עותקים למשרדנו
עם גמר הספירה, יש להעביר למשרדנו עותק מלא וחתום של רשימות הספירה. במידה ודרושים לכם הסברים נוספים או הדרכה כלשהי, נבקשכם לפנות למשרדנו.
